Выдать подотчетные деньги сотруднику организации можно тремя способами:
- из кассы наличными деньгами;
- через дебетовую карту, выданную ТОУФК для наличных расчетов;
- через личную банковскую карту сотрудника.
Причем важно соблюдать целевое назначение подотчетных денежных средств: затраты на хозяйственные нужды учреждения, командировочные или представительские расходы.
Выдать подотчет на карту или наличными можно только сотруднику организации, с которым заключен трудовой и гражданско-правовой договор. Сроки, максимальная сумма и отчетный период должны быть установлены отдельным приказом руководителя.
Порядок оформления подотчета на карту сотрудника с расчетного счета:
- Сотрудник готовит письменное заявление, в котором указывает сумму, целевое назначение, обоснование и срок подотчета. Готовое обращение передаем руководителю.
- Работодатель принимает решение по предоставленному заявлению. Решение оформляется отдельным распоряжением (приказом) либо визируется заявление.
- Бухгалтер на основании приказа или завизированного заявления готовит платежное поручение на выдачу в подотчет на карту работника и направляет его в банк.
Заполняем платежное поручение на подотчет
Пошаговая инструкция заполнения платежного поручения наглядно представлена в статье «Образец заполнения платежного поручения в 2018 году».
Рассмотрим, как заполнить платежку в подотчет на конкретном примере.
Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Печатина И.А. написала заявление на выдачу подотчетных денег на приобретение канцелярских товаров (5000,0 рублей) и оплату интернет-услуг (1500,0 рублей). На основании приказа руководителя бухгалтер составил платежные поручения.
Обратите внимание, что при формировании платежки в учреждении бюджетной сферы порядок заполнения поля 24 «Назначение платежа» несколько отличается от общепринятых правил. То есть бюджетники обязаны в поле указывать расходный код бюджетной классификации.
Образец заполнения №1 — деньги на канцелярские товары
Проводка: Дебет 0 208 34 560 Кредит 0 201 11 610.
Образец заполнения № 2 — деньги на оплату интернет-услуг
Проводка: Дебет 0 208 21 560 Кредит 0 201 11 610.
Чем грозят ошибки в платежках на подотчет
Перечисляя подотчетные суммы на карту сотрудника, назначение платежа заполняйте правильно, иначе у госучреждения возникнут проблемы:
- Ошибка в платежном поручении — достаточное основание для банковской или финансовой организации, чтобы отменить платеж. Несвоевременное перечисление подотчетных сумм может стать причиной срыва служебной командировки или иных нарушений.
- Неверно составленная платежка — это основание для налоговиков, чтобы выписать штраф. Почему? Некоторые сотрудники ФНС квалифицируют подотчет, перечисленный на карту, как заработную плату и требуют выплаченные деньги подвергать налогообложению (НДФЛ и страховые взносы).
Министерство финансов России с претензиями налоговиков кардинально не согласно, свою позицию чиновники представили в письме от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65. Однако, убедить налогового инспектора в правильности учета проще с правильно оформленными документами.
Перечисление подотчетных сумм на пластиковые карты
Если еще два-три года назад операции по выдаче заработной платы работнику через банковскую карту встречались нечасто, то теперь ими никого не удивишь. Более того, многие работодатели и работники считают такую форму выплаты зарплаты наиболее удобной. Вместе с тем на сегодняшний день все более распространенными становятся операции по выдаче с использованием банковских карт подотчетных сумм на командировочные, хозяйственные и иные расходы. При этом учреждения перечисляют денежные средства или на те же "зарплатные" карты, или на отдельно открытые. О том, правомерно ли использовать для выдачи зарплаты и подотчетных сумм одну карту, как осуществлять обеспечение наличными деньгами с использованием карт учреждений, лицевые счета которых открыты в органах ОФК, а также каков порядок отражения в бухгалтерском учете операций по перечислению подотчетных сумм на карту и их расходованию, читайте в данной статье.
Возможность перечисления подотчетных сумм на пластиковые карты
Сначала поговорим о возможности перечисления подотчетных сумм на пластиковые карты, поскольку позиция специалистов по этому поводу определенное время была неоднозначной.
Так, в Письме от 18.12.2006 N 36-3/2408 Банк России приходит к выводу о неправомерности выдачи организациями денежных средств под отчет своим сотрудникам путем перечисления на банковские счета, открытые ими для совершения операций с банковскими картами. Свою позицию он обосновал следующим: нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации. Согласно п. п. 10, 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами.
В более позднем Письме ЦБ РФ от 24.12.2008 N 14-27/513 разъяснено, что в соответствии с п. 2.3 Положения N 266-П <1> клиент — физическое лицо может использовать банковскую карту в целях:
- получения наличных денежных средств в валюте РФ или иностранной валюте на территории РФ;
- получения наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ;
- оплаты товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте — за пределами территории РФ;
- совершения иных операций в валюте РФ, в отношении которых законодательством РФ не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
- совершения иных операций в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.
<1> Положение ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт".
В связи с этим ограничения по перечню операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, связаны с наличием ограничений, предусмотренных законодательством РФ. При этом Банк России уточняет, что согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Таким образом, по мнению Банка России, вопрос о допустимости возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем их перечисления на банковские счета работников — физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства. То есть если в коллективном договоре, локальном акте по учреждению закреплена возможность выплаты на банковские карты сотрудников подотчетных сумм, в частности на командировки, то совершение таких операций допустимо.
Возникает вопрос: можно ли подотчетные суммы перечислить на зарплатную карту работника? На этот счет есть судебное решение, на основании которого можно дать положительный ответ на поставленный вопрос. Речь идет о Постановлении ФАС СЗО от 11.02.2008 по делу N А52-174/2007.
Как следует из материалов дела, в ходе выездной проверки налоговые органы приняли решение о доначислении НДФЛ на суммы, перечисляемые работодателем на "зарплатную" банковскую карту работника и не включенные в налогооблагаемую базу, квалифицировав их как заработную плату.
Материалами дела данного судебного разбирательства подтверждается, что приказом директора учреждения от 14.02.2003 N 10 "О выдаче денежных средств под отчет" разрешалось в связи с производственной необходимостью выдавать работникам денежные средства для хозяйственных нужд в подотчет из кассы, с расчетного счета на банковскую карточку подотчетного лица либо наличными денежными средствами.
Учреждением в обоснование того, что эти средства не являлись зарплатой, были представлены платежные поручения на перечисление денежных средств на счет работника, в которых отсутствует указание на перечисление этих средств в качестве заработной платы, а также авансовые отчеты, товарные накладные на приобретение материалов и товаров, контрольно-кассовые чеки, квитанции к приходным ордерам, выданные продавцом, банковское письмо.
Операции по выданным под отчет суммам за проверяемый период были полностью отражены в журналах-ордерах, что также установлено судом и не оспаривается ответчиком.
Суды, исследовав и оценив в соответствии со ст. 71 АПК РФ представленные в материалах дела документы, пришли к выводу об отсутствии у налогового органа достаточных оснований для признания сумм, выданных работнику, его заработной платой. Следовательно, решение налогового органа о доначислении НДФЛ неправомерно.
На основании вышеизложенного учреждение вправе перечислить на "зарплатную" карту работника подотчетные суммы, если такая форма выплаты закреплена в коллективном договоре, ином локальном нормативном акте учреждения и если указанное условие предусмотрено договором между банком и юридическим (физическим) лицом.
Обеспечение наличными деньгами с использованием карт получателей средств бюджетов, неучастников бюджетного процесса и уполномоченных подразделений
Разделом V Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных ОФК, утвержденных Приказом Минфина России от 31.12.2010 N 199н (далее — Правила N 199н), установлены особенности осуществления операций по обеспечению наличными деньгами получателей средств бюджета, неучастников бюджетного процесса (далее — учреждения) и уполномоченных подразделений с использованием карт.
Напомним, что получателями бюджетных средств являются казенные и бюджетные учреждения, в отношении которых не принято решение о предоставлении субсидий из соответствующего бюджета (п.
1 ст. 152, ст. 6 БК РФ). К неучастникам бюджетного процесса относятся бюджетные учреждения — получатели субсидий, а также автономные учреждения, поскольку в соответствии с Бюджетным кодексом они не признаются получателями бюджетных средств. Однако все названные учреждения вправе открывать счета в территориальных ОФК.
Выдача карт учреждению. Предоставление территориальным ОФК карт в необходимом количестве (на каждое учреждение) персонифицировано на каждого уполномоченного на получение карты работника учреждения (уполномоченного подразделения). Проведение и учет операций на счете N 40116 с использованием карт осуществляются кредитными организациями в соответствии с законодательством РФ. Учреждение осуществляет операции по получению (внесению) наличных денег с использованием карт в соответствии с договором банковского счета (далее — договор) и требованиями Положения N 266-П через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств кредитной организации, выдавшей карты. Операции по получению наличных денег с использованием карт осуществляются в пределах остатка денежных средств на карте в соответствии с условиями договора (п. 36 Правил N 199н).
Согласно п. 37 Правил N 199н для получения карт учреждение представляет в ОФК Заявление на получение карт по форме согласно Приложению 6 к Правилам N 199н (код формы по КФД 0531842) (далее — заявление) на себя, а также отдельно на каждое созданное им уполномоченное подразделение. На заявлении ОФК делают отметку о согласии на получение карт, после чего оно направляется в кредитную организацию по месту открытия соответствующего счета N 40116. На основании данного заявления кредитная организация обеспечивает изготовление карт в соответствии с условиями договора.
В день доставки в соответствующее подразделение кредитной организации изготовленных карт и конвертов, содержащих ПИН-коды к ним, кредитная организация по условиям договора уведомляет ОФК о готовности выдать карты. Работник ОФК, уполномоченный на их получение, получает в кредитной организации изготовленные карты (п. 38 Правил N 199н).
ОФК выдает карты работнику учреждения (уполномоченного подразделения), уполномоченному на их получение.
Вместе с картой работнику выдается конверт с ПИН-кодом под расписку в журнале регистрации карт (п. 39 Правил N 199н).
Возврат карт в кредитную организацию. Учреждение обязано возвращать ОФК карты для последующего их возврата в кредитную организацию по заявлению в произвольной форме, в котором указываются причина возврата, номера карт, подлежащих возврату. Карты возвращаются в случае:
- закрытия лицевых счетов, открытых учреждению в ОФК;
- изменения наименования учреждения. Но при изменении наименования учреждения, не связанном с его реорганизацией, замены карты не требуется;
- повреждения карты;
- истечения срока действия карты;
- утраты ПИН-кода;
- смены уполномоченного работника учреждения;
- закрытия или изменения номера счета, открытого ОФК в банке;
- по требованию ОФК;
- в случаях, предусмотренных договором.
Обратите внимание! В случае утери ПИН-кода и (или) карты учреждение обязано незамедлительно сообщить в кредитную организацию об этом факте и необходимости блокировки операций по данной карте, а также не позднее первого рабочего дня, следующего за днем выявления утраты карты, сообщить об этом в ОФК (п. 40 Правил N 199н).
Зачисление денег на карту. Не позднее дня, следующего за днем подтверждения учреждением банка проведения операции по списанию средств с соответствующих счетов ОФК на соответствующий счет N 40116 для обеспечения наличными деньгами учреждений с использованием карт, ОФК формирует и направляет в электронном виде в кредитную организацию по месту открытия соответствующего счета N 40116 Расшифровку суммы средств, перечисленных на счет ОФК N 40116 по картам (по форме согласно Приложению 8 к Правилам N 199н (код формы по КФД 0531845)), в соответствии с условиями договора (п. 41 Правил N 199н).
Работник учреждения, уполномоченный на получение карт, может самостоятельно внести наличные денежные средства с использованием карты через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств кредитной организации, выдавшей карты, в соответствии с условиями договора без взимания комиссии. В этом случае не позднее следующего рабочего дня после внесения средств учреждение представляет в ОФК Расшифровку сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств по форме согласно Приложению 9 к Правилам N 199н (код формы по КФД 0531846) (далее — Расшифровка), подписанную руководителем и главным бухгалтером (уполномоченными руководителем лицами) (п. п. 42, 43 Правил N 199н).
Завершение операций по картам, неиспользованные остатки. При завершении ОФК операций в текущем финансовом году Расшифровка представляется учреждением не позднее чем за два рабочих дня до окончания текущего финансового года. При этом в поле "Вид операции" указывается "неиспользованные". При внесении наличных средств в последний рабочий день финансового года Расшифровка представляется в первой половине дня.
Согласно п. 45 Правил N 199н в случае полного или частичного неиспользования учреждением, уполномоченным подразделением перечисленных на карты средств в течение 20 календарных дней со дня перечисления, не считая дня перечисления, оно обязано представить в ОФК Расшифровку для возврата невостребованной суммы со счета N 40116 на соответствующие счета ОФК (в соответствии с ранее представленной учреждением Заявкой (ф. 0531844)). На основании полученной Расшифровки ОФК оформляет платежное поручение на перечисление невостребованной суммы (суммы внесенных наличных денежных средств) с соответствующего счета N 40116 на соответствующий счет ОФК и передает платежное поручение в кредитную организацию.
Это поручение является основанием для отражения операций по списанию средств с соответствующего счета N 40116, а также операции по зачислению средств на соответствующий счет ОФК. На основании информации, указанной в расшифровках, ОФК формирует по каждой карте справку и отражает на соответствующем лицевом счете учреждения операции по восстановлению кассовых выплат (поступлению средств). Справка составляется в трех экземплярах:
- первый помещается в документы операционного дня ОФК к соответствующему счету N 40116;
- второй — в документы операционного дня ОФК к выписке из соответствующего лицевого счета;
- третий — к выписке из соответствующего лицевого счета, представляемой ОФК учреждению.
Отражение в бухгалтерском учете операций по перечислению подотчетных сумм на банковскую карту
В соответствии с п. 84 Инструкции N 162н <2>, п. 105 Инструкции 174н <3> и п. 108 Инструкции 183н <4> перечисление подотчетных сумм на банковскую карту отражается в бухгалтерском учете следующими бухгалтерскими записями:
<*> По соответствующим счетам аналитического учета.
<**> По соответствующим кодам КОСГУ.
<2> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.
<3> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.
<4> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.
Пример 1 . Казенное учреждение зачислило бюджетные средства (5000 руб.) с лицевого счета, открытого в ОФК, на банковскую карту командированного сотрудника для оплаты проживания в гостинице. Приехав на место командировки, сотрудник снял через терминал наличные денежные средства и оплатил услуги по проживанию. Фактическая стоимость услуг гостиницы составила 4750 руб. Остаток неизрасходованных средств (250 руб.) работник вернул на карточку путем внесения наличных денежных средств также через терминал.
Операции в бюджетном учете будут отражены следующим образом:
Пример 2 . Со счета, открытого автономным учреждением в кредитной организации, списаны внебюджетные средства (3000 руб.) для зачисления на банковскую карту работника в целях обеспечения его денежными средствами для оплаты канцелярских товаров. Работник оплатил банковской картой канцелярские товары на сумму 2500 руб. Неизрасходованная сумма осталась на карте.
Данные операции будут отражены в бухгалтерском учете следующим образом:
Л.Ларцева
Эксперт журнала
"Бюджетные учреждения образования:
бухгалтерский учет и налогообложение"
Перечисление на карту заработной платы давно никого не удивляет. Сегодня многие компании перечисляют на карту сотруднику и деньги под отчет. Использование карт сотрудников в расчетах по подотчетным суммам является удобным инструментом и для сотрудника и для организации. А правильно оформленные документы помогут избежать вопросов со стороны проверяющих.
Законодательные основы расчетов по подотчетным суммам
Сегодня безналичный перевод денег под отчет используется все чаще. В общем случае порядок расчетов по деньгам, выдаваемым работникам в подотчет, регулируется Указанием ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014. Но в нем говорится о наличных денежных средствах.
Законодательно не ограничена выдача в подотчет на карту работника. Министерство финансов РФ совместно с Казначейством РФ в Письме от 10.09.2013 сделало вывод о том, что выплаты подотчетных средств на банковские счета работников организаций целесообразно и не противоречит законодательству. Аналогичный вывод содержится в Письме Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288.
Порядок выдачи денежных средств в подотчет на карту сотрудника
Порядок расчетов с подотчетниками, в том числе возможность перечисления подотчетных средств в безналичном порядке, рекомендуется прописать в учетной политике предприятия. Деньги под отчет выдаются работнику по его заявлению либо на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя предприятия. В них прописываются цель выдачи денежных средств, срок, на который они выдаются.
Приказом, как правило, оформляется распоряжение руководства на выдачу денежных средств на расходы при отправке сотрудника в командировку.
Бланк заявления на подотчет также стоит разработать и утвердить распорядительным документом. Это позволит избежать ошибок в его оформлении. Заявление сотрудника должно быть обязательно подписано руководителем.
Образец распоряжения на утверждение бланка заявления в подотчет
Оформление платежного поручения
Выдача в безналичном порядке под отчет денег с расчетного счета компании осуществляется посредством оформления платежного поручения. При перечислении подотчетных сумм на карту сотрудника назначение платежа обязательно должно содержать сведения о том, что данные суммы выдаются под отчет, со следующими примерными формулировками:
- перечисление подотчетных сумм на командировочные расходы;
- перечисление под отчет на хозяйственные расходы;
- выдача денежных средств в подотчет.
Образец заполнения платежного поручения на перечисление подотчетных сумм
Проводки
Для отражения в учете операции по перечислению денежных средств под отчет в безналичном порядке,бухгалтер должен сделать проводку:
- Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
- Кредит 51 «Расчетные счета».
Директор взял деньги в подотчет путем перечисления с расчетного счета организации на свою личную "зарплатную" карту. Часть денежных средств взял на выплату зарплаты себе.
Возможно ли использование личной "зарплатной" карты для перечисления денежных средств под отчет? Каков порядок оформления бухгалтерских документов при использовании подотчетным лицом перечисленных ему средств не в соответствии с их целевым назначением?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Организация вправе перечислять денежные средства под отчет на "зарплатные" (личные) карты своих сотрудников при наличии письменных заявлений от них с указанием реквизитов банковской карты, суммы и срока, на который выдаются деньги, подписи руководителя и даты. Такой способ предоставления денежных средств под отчет должен быть предусмотрен в локальном нормативном акте организации и в ее учетной политике.
При отсутствии документального подтверждения целевого использования перечисленных "подотчетных" средств и их невозврате организация вправе удержать соответствующую сумму из заработной платы, издав соответствующий распорядительный документ.
Обоснование вывода:
В соответствии с п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У) для выдачи наличных денег работнику под отчет (подотчетное лицо - в понимании Указания N 3210-У) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
При этом какие-либо нормы, регламентирующие порядок предоставления безналичных денежных средств работнику под отчет, отсутствуют; не урегулирован также и срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по полученным им, не связанным с командировками, денежным средствам.
Согласно п. 2.3 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием" клиент - физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следующие операции:
- получение наличных денежных средств в валюте РФ или иностранной валюте на территории РФ;
- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ;
- оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте - за пределами территории РФ;
- иные операции в валюте РФ, в отношении которых законодательством РФ не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
- иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.
Из приведенной нормы следует, что перечень операций, которые физические лица могут осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, является открытым и ограничивается только теми операциями, в отношении которых действуют запреты (ограничения) на их совершение, установленные законодательством РФ. На это обстоятельство указывает и ЦБР, отмечая, что вопрос, касающийся возможности выдачи денежных средств под отчет работникам посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для осуществления операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства ( ЦБР от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625, от 24.12.2008 N ).
В настоящее время каких-либо запретов на оплату или компенсацию общехозяйственных и иных документально подтвержденных расходов посредством перечисления организацией денежных средств на банковские карты сотрудников ТК РФ не содержит. Поэтому организации вправе перечислять денежные средства на банковские карты своих сотрудников, в том числе на их "зарплатные" карты, в целях осуществления этими сотрудниками с использованием таких карт расходов, связанных с задачами и нуждами организаций. Все положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами, как и сам способ предоставления подотчетных сумм (путем перечисления денежных средств на банковские ("зарплатные") карты сотрудников), устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте и в учетной политике ( ПБУ 1/2008 "Учетная политика организаций", Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, Минфина России от 31.03.2016 N 02-03-09/18115, от 28.01.2014 N , от 05.10.2012 N ). В платежном поручении следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов ( Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288).
Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) предусмотрено: каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Обязательные реквизиты первичного учетного документа перечислены в Закона N 402-ФЗ, сам документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания ( Закона N 402-ФЗ). В качестве такого первичного документа может быть использована как унифицированная форма, так и форма, самостоятельно разработанная на основе унифицированной.
Согласно Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденным Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 (далее - Указания), данная форма применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.
Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Как разъяснено в ранее упомянутом Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288, при безналичном перечислении средств под отчет сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.
На практике встречаются ситуации, схожие с рассматриваемой - когда на основании заявления сотрудника (в том числе являющегося руководителем) производится зачет заработной платы в счет погашения задолженности по ранее полученным в подотчет денежным средствам ( Арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.07.2016 N Ф07-2887/16 по делу N А56-17622/2012, Шестого арбитражного апелляционного суда от 21.03.2011 N , апелляционной инстанции Арбитражного суда Томской области от 17.01.2007 N А67-6240/06). Оформлялись такие действия приказом, соглашением о прекращении обязательств.
На наш взгляд, при удержании сотрудником аванса по заработной плате из выданных на его банковскую карту подотчетных сумм не соблюден установленный законодательством способ выплаты сотрудникам заработной платы. Ведь выплата заработной платы является безусловной обязанностью работодателя, и ТК РФ не предусматривает возможности зачета выданных работнику денежных средств в счет задолженности перед ним работодателя по заработной плате ( Московского городского суда от 28.02.2014 N 33-4562/14) (смотрите также рекомендуемый к ознакомлению материал). В Апелляционном определении СК по гражданским делам Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 09.04.2013, например, сказано, что довод ответчика (организации) о том, что работник не представлял авансовые отчеты по полученным им на хозяйственные расходы суммам, не влечет отказ в удовлетворении иска о взыскании заработной платы, поскольку по требованию работника о взыскании заработной платы не допускается зачет выданных работнику подотчетных сумм.
Кроме того, типовая схема проводок не предусматривает операции по направлению подотчетных средств на выплату заработной платы сотруднику или проведение зачета расчетов по соответствующим счетам. Поэтому мы считаем, что в таком случае при отсутствии оправдательных документов неиспользованный аванс должен быть возвращен подотчетным лицом.
В случае нарушения работниками установленного порядка использования средств, полученных под отчет (невозвращения сумм и непредставления оправдательных документов об израсходованных суммах), организация вправе произвести удержания таких сумм. На основании абзаца третьего части второй ТК РФ работодатель может не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При удержании из заработной платы своевременно не возвращенных подотчетных сумм необходимо соблюдать ограничение размера удержаний, предусмотренные ТК РФ ( Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).
Иными словами, организация вправе удержать не подтвержденную оправдательными документами сумму из заработной платы при ее невозврате, издав соответствующий распорядительный документ (например приказ), определив в нем срок и сумму возможного удержания (с учетом ограничения).
В бухгалтерском учете при удержании из заработной платы не возвращенных сумм, выданных под отчет, делаются записи:
Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
- учтена сумма средств, выданная работнику под отчет и не возвращенная в срок;
Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 94
- удержаны подотчетные средства из заработной платы работника.
При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств в судебном порядке ( ТК РФ).
Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
- . Учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников;
- . НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм;
- . Учет при перечислении заработной платы на банковские карты сотрудников.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
В выдаче подотчетных средств изменились некоторые правила. В статье подробно разберемся как выдать сотруднику деньги в подотчет в 2019 году.
Понятие подотчета
Аванс, выдаваемый работнику для осуществления необходимых организации служебных поручений, о расходе которого нужно отчитаться признается подотчетом.
На что тратить деньги в подотчет
Не всегда расходы организации оплачиваются средствами со своего расчетного счета. В некоторых случаях может потребоваться выдать денежные средства работнику в подотчет. К таким случаям относят:
- Хознужды организации (например, покупка товаров, работ либо услуг);
- Командировка (когда сотруднику выдаются суточные, а также деньги на проезд и проживание);
- Представительские расходы.
Основанием для выдачи из кассы подотчет денежных средств является один из следующих документов:
- заявление работника, на котором стоит виза директора, содержащая размер выдачи, а также срок, на который разрешено выдать;
- приказ руководителя о выдаче средств подотчет.
Для того, чтобы в документах, которые выдаются подотчетнику при покупке товаров в качестве покупателя была указана организация, помимо подотчетных средств сотруднику нужно выдать доверенность.
Кому можно выдавать подотчетные деньги
Как правильно выдать деньги в подотчет
До недавнего времени для получения подотчетных денег сотруднику нужно было написать заявление. Но с 19 августа 2017 года делать это необязательно. Получать теперь подотчетные деньги могут даже те работники, которые по предыдущему авансу еще не отчитались. Такие изменения содержатся в Указаниях Центробанка №4416-У.
Приказ о выдаче денег в подотчет
Так как заявления работникам выдаче подотчетных сумм писать не требуется, их нужно заменять приказом (распоряжением) руководителя компании.
Порядок оформления приказа не указывается в Указаниях Центробанка, но говорится о том, что в приказе должно содержаться:
- ФИО сотрудника, которому выдаются подотчетные средства;
- Сумма денежных средств, которая должна быть выдана сотруднику;
- Срок выдачи денежных средств подотчетнику.
Важно! Если в приказе руководителя на выдачу подотчетных средств стоит неточная формулировка, ИФНС вправе расценить это как нарушения правил для хранения наличных средств. За это компании грозит административное наказание в виде штрафа до 50 000 рублей.
Рассмотрим варианты формулировок в приказе о выдаче подотчетных сумм.
Например, такая формулировка «приказываю в будущем выдавать Петровой О.П. денежные средства до 30 000 рублей без заявлений» или такая «приказываю выдавать Петровой О.П. денежные средства без заявлений, пока сумма аванса не достигнет 30 000 рублей» не содержит точной формулировки, а значит может расцениваться как нарушение.
Приведем пример формулировки, которая позволит выдавать сотруднику подотчетные средства не опасаясь проверяющих органов: «выдать О.П. Петровой под отчет 30 000 рублей на 5 рабочих дней для приобретения канцтоваров».
Приказ также может содержать распоряжение о выдаче подотчетных средств сразу нескольким сотрудникам, например, при направлении нескольких сотрудников в командировку.
Прикладываем образец приказа о выдаче подотчетных средств нескольким сотрудникам при отправлении их в командировку.
Заявление о выдаче денег в подотчет
Несмотря на то, что заявления по правилам выдачи подотчетных средств писать не требуется, некоторым организациям удобнее работать именно с заявлениями. В этом случае прежний бланк заявления можно несколько упростить. Например, убрать такую оговорку, что работник уже сдал авансовый отчет по подотчетным средствам, выданным ему ранее. Это требование утратило силу, теперь выдать деньги подотчетнику можно даже в том случае, если по полученному предыдущему авансу он еще не рассчитался.
Однако, если компания хочет сохранить такое требование, то можно просто заменить формулировку. Например, можно указать, что новый аванс выдается только если сотрудник отчитался по старому. Прописать такое правило нужно в Положении предприятия о подотчетных работниках.
Приведем пример заявления сотрудника о выдаче подотчетных денежных средств.
Если в положении о подотчетных работниках не содержится формулировка о том, что денежные средства подотчет выдаются только по заявлению сотрудника, либо после полного отчета по средствам, полученным по прошлому авансу, то их необходимо внести. Если кроме этого руководитель хочет ограничить и размер подотчетных средств, то в Положении нужно предусмотреть формулировку, согласно которой размер разовой выплаты, либо общая сумма долга работника не может превышать определенный лимит.
Деньги в подотчет на карту работнику
Когда организация перечисляет сотруднику деньки в подотчет по безналичному расчету, то написание заявления или оформление приказа не потребуется. Изложенный выше порядок относится только к расчетам наличными. Но для компании будет все же не лишним оформить один из этих документов. Так она обезопасит себя от ненужных разбирательств проверяющих органов. Кроме того, в локальном акте компании лучше включить условие, согласно которому организация вправе переводить сотруднику подотчетные деньги на карту. А в платежном поручении, по которому будет осуществляться перевод средств на карту работника нужно указать, что деньги выдаются под отчет.
Важно! Подотчетные средства можно перечислять на зарплатную карту работника, либо на его личную карту. Для этого сотруднику нужно написать заявление с соответствующей просьбой и указанием реквизитов для перечисления.
Выдача подотчетных средств
Деньги в подотчет директору
Если денежные средства выдают директору в подотчет, то также необходимо оформить приказ. В приказе также указывается цель выдачи средств, размер выдачи и срок, за который необходимо купить необходимы компании товары. Заявление при этом писать не стоит, так визировать будет сам подотчетник. Приказ оформляет руководитель на себя. К приказу оформляется расходник, в котором подпись директор поставит и за себя и за подотчетное лицо.
Как отчитаться за деньги в подотчет?
Руководителем организации устанавливается срок, после которого сотрудник должен отчитаться за полученные средства. К примеру, бухгалтеру выдали аванс на покупку канцтоваров, сроком на 5 дней. По истечении этого срока бухгалтер в течение 3-х дней должен предоставить отчет. Если отчет составляется по командировочным расходам, то отчитаться сотрудник должен в срок до 3-х дней с момента возвращения из поездки.
Директор взял деньги в подотчет путем перечисления с расчетного счета организации на свою личную "зарплатную" карту. Часть денежных средств взял на выплату зарплаты себе.Возможно ли использование личной "зарплатной" карты для перечисления денежных средств под отчет? Каков порядок оформления бухгалтерских документов при использовании подотчетным лицом перечисленных ему средств не в соответствии с их целевым назначением?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Организация вправе перечислять денежные средства под отчет на "зарплатные" (личные) карты своих сотрудников при наличии письменных заявлений от них с указанием реквизитов банковской карты, суммы и срока, на который выдаются деньги, подписи руководителя и даты. Такой способ предоставления денежных средств под отчет должен быть предусмотрен в локальном нормативном акте организации и в ее учетной политике.
При отсутствии документального подтверждения целевого использования перечисленных "подотчетных" средств и их невозврате организация вправе удержать соответствующую сумму из заработной платы, издав соответствующий распорядительный документ.
Обоснование вывода:
В соответствии с п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У) для выдачи наличных денег работнику под отчет (подотчетное лицо - в понимании Указания N 3210-У) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
При этом какие-либо нормы, регламентирующие порядок предоставления безналичных денежных средств работнику под отчет, отсутствуют; не урегулирован также и срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по полученным им, не связанным с командировками, денежным средствам.
Согласно п. 2.3 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием" клиент - осуществляет с использованием банковской карты следующие операции:
получение наличных денежных средств в валюте РФ или иностранной валюте на территории РФ;
получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ;
оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте - за пределами территории РФ;
иные операции в валюте РФ, в отношении которых законодательством РФ не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.
В настоящее время каких-либо запретов на оплату или компенсацию общехозяйственных и иных документально подтвержденных расходов посредством перечисления организацией денежных средств на банковские карты сотрудников ТК РФ не содержит. Поэтому организации вправе перечислять денежные средства на банковские карты своих сотрудников, в том числе на их "зарплатные" карты, в целях осуществления этими сотрудниками с использованием таких карт расходов, связанных с задачами и нуждами организаций. Все положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами, как и сам способ предоставления подотчетных сумм (путем перечисления денежных средств на банковские ("зарплатные") карты сотрудников), устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте и в учетной политике (п. 7 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организаций", ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, письма Минфина России от 31.03.2016 N 02-03-09/18115, от 28.01.2014 N 02-03-09/3057, от 05.10.2012 N 14-03-03/728). В платежном поручении следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов (письмо Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288).
Частью 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) предусмотрено: каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Обязательные реквизиты первичного учетного документа перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, сам документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В качестве такого первичного документа может быть использована как унифицированная форма, так и форма, самостоятельно разработанная на основе унифицированной.
Согласно Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденным постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 (далее - Указания), данная форма применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.
Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Как разъяснено в ранее упомянутом письме Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288, при безналичном перечислении средств под отчет сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.
На практике встречаются ситуации, схожие с рассматриваемой - когда на основании заявления сотрудника (в том числе являющегося руководителем) производится зачет заработной платы в счет погашения задолженности по ранее полученным в подотчет денежным средствам (постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.07.2016 N Ф07-2887/16 по делу N А56-17622/2012, Шестого арбитражного апелляционного суда от 21.03.2011 N 06АП-662/2011, апелляционной инстанции Арбитражного суда Томской области от 17.01.2007 N А67-6240/06). Оформлялись такие действия приказом, соглашением о прекращении обязательств.
На наш взгляд, при удержании сотрудником аванса по заработной плате из выданных на его банковскую карту подотчетных сумм не соблюден установленный законодательством способ выплаты сотрудникам заработной платы. Ведь выплата заработной платы является безусловной обязанностью работодателя, и ТК РФ не предусматривает возможности зачета выданных работнику денежных средств в счет задолженности перед ним работодателя по заработной плате (Апелляционное определение Московского городского суда от 28.02.2014 N 33-4562/14) (смотрите также рекомендуемый к ознакомлению материал). В Апелляционном определении СК по гражданским делам Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 09.04.2013, например, сказано, что довод ответчика (организации) о том, что работник не представлял авансовые отчеты по полученным им на хозяйственные расходы суммам, не влечет отказ в удовлетворении иска о взыскании заработной платы, поскольку по требованию работника о взыскании заработной платы не допускается зачет выданных работнику подотчетных сумм.
Кроме того, типовая схема проводок не предусматривает операции по направлению подотчетных средств на выплату заработной платы сотруднику или проведение зачета расчетов по соответствующим счетам. Поэтому мы считаем, что в таком случае при отсутствии оправдательных документов неиспользованный аванс должен быть возвращен подотчетным лицом.
В случае нарушения работниками установленного порядка использования средств, полученных под отчет (невозвращения сумм и непредставления оправдательных документов об израсходованных суммах), организация вправе произвести удержания таких сумм. На основании абзаца третьего части второй ст. 137 ТК РФ работодатель может не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При удержании из заработной платы своевременно не возвращенных подотчетных сумм необходимо соблюдать ограничение размера удержаний, предусмотренные ст. 138 ТК РФ (письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).
Иными словами, организация вправе удержать не подтвержденную оправдательными документами сумму из заработной платы при ее невозврате, издав соответствующий распорядительный документ (например приказ), определив в нем срок и сумму возможного удержания (с учетом ограничения).
В бухгалтерском учете при удержании из заработной платы не возвращенных сумм, выданных под отчет, делаются записи:
Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
- учтена сумма средств, выданная работнику под отчет и не возвращенная в срок;
Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит
- удержаны подотчетные средства из заработной платы работника.
При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).
Энциклопедия решений. Учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников;
Энциклопедия решений. НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм;
Энциклопедия решений. Учет при перечислении заработной платы на банковские карты сотрудников.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.