Выдача денег подотчет на карту. Перевод подотчетных средств на банковскую карту

Подотчётные средства выдаются сотруднику на расходы, напрямую связаны с работой организации, где он состоит в штате. К примеру, это могут быть командировочные деньги либо финансы, выделяющиеся ежемесячно на покупку канцтоваров, или оплату полиграфических материалов.

Выдача денег в подотчёт производится в определённом порядке, требующем соблюдения всех правил. В первую очередь должно быть написано заявление от подотчётного лица о необходимости выделить ему средства на производственные расходы. Заявление также составляется, когда средства нужны руководителю предприятия, так как данные расходы обязательно подлежат бухгалтерской проводке.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Получать подотчётные средства можно как наличными в кассе предприятия, так и на карту банка. Что касательно срока, на который выдаются деньги, то определяется он руководителем фирмы.

Как происходит процесс выдачи средств подотчёт? О каких нюансах должны знать сотрудники предприятия? И как осуществляется проверка по затратам?

Центральные детали

Все подотчётные лица, получившие деньга на производственные расходы, обязаны в установленный срок подавать полный отчёт того, на что были потрачены средства компании. Ведомость по затратам предоставляется в бухгалтерию предприятия, к которой должны прилагаться квитанции и чеки от покупок, платы за проживание в отеле, оплату проезда и пр.

Правила оформления выдачи подотчётных денег, а также дальнейшей отчётности по затратам, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так, согласно им, предприятия имеют право выдавать подотчётные средства не только сотрудникам основного офиса, но и филиалам, не состоящим на самостоятельном .

Кроме того, законодательством касательно подотчётных средств установлено следующее:

выдача денег может осуществляться сотрудникам только с целью оплаты расходов, связанных с деятельностью компании (к примеру, оплата командировки);
лицо, получившее подотчётные средства, обязывается в течение трёх рабочих дней, по завершении срока, указанного в заявлении при выдаче денег, либо со дня приезда из командировки, отчитаться о потраченных суммах бухгалтеру предприятия;
сотрудники организации, ранее не отчитавшиеся за предыдущие выданные им подотчётные деньги, не могут получить новые средства.

Что касательно передачи выданных денег третьему лицу, то подотчётное лицо не имеет права совершать подобные сделки.

Главное основание для выдачи подотчётных средств - распоряжение директора предприятия. Однако без согласия сотрудника на получение денег, бухгалтерия не вправе выписать их сотруднику.

Чтобы получить командировочные либо представительские наличные средства, подотчётному лицу необходимо написать соответствующее заявление, с указанием суммы, срока использования денег и информации относительно цели их выдачи.

Заявление составляется в свободной форме, так как специальных бланков для получения подотчётных средств нет. Примерный образец заявления можно попросит у сотрудника бухгалтерии.

Общие моменты

Порядком ведения кассовых операций нет конкретной установленной суммы, которую разрешается выдавать в подотчёт. Размер хозяйственно-операционных расходов организация определяет самостоятельно в зависимости от вида их назначения.

То же относится и к срокам использования средств: бухгалтерия устанавливает их в соответствии с приказом руководителя организации. При этом если в распоряжении указано, что средства выдаются, к примеру, на полгода, то сотрудник не обязан возвращать их раньше времени или ежемесячно предъявлять отчёт о расходах.

Исключением является личная инициатива, в остальных случаях никто не вправе заставлять подотчётное лицо составлять авансовый отчёт до истечения срока пользования деньгами.

Наличные подотчётные средства, выписываемые сотрудникам для оплаты хозяйственных нужд, возмещения расходов за покупку бензина либо оплату проезда в общественном транспорте, выдаются конкретному кругу лиц. Список данных сотрудников определяется руководителем организации и им же утверждается.

Наличные средства под отчёт для командировочных целей выдаются в пределах суммы, установленной на конкретном предприятии. Определяет сумму руководство организации. При надобности она может быть увеличена.

Основанием для выдачи командировочных является приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную поездку.

Если в заявлении на выдачу работник организации не укажет срок, на который он получает деньги, то отчёт о расходах нужно будет предоставить в течение трёх рабочих дней после их получения.

Приказ и документы

Основой процедуры выдачи подотчётных средств является составление приказа вышестоящего руководства. Только на его основании бухгалтерия организации вправе списать с основного счёта предприятия оговариваемую сумму на производственные расходы. Бланк приказа можно скачать в интернете либо составить его в свободной форме, пример которой также с лёгкостью найти на просторах интернета.

Распоряжение должно содержать такую информацию:

перечень лиц, которым полагается выдача подотчётных средств;
должности сотрудников;
суммы, полагаемые к выдаче под отчёт;
срок использования средств;
дата подачи авансовой отчётности.

Все сотрудники, которым полагается выдача денег под дальнейший отчёт, должны в обязательном порядке ознакомиться с приказом и поставить свои подписи, тем самым подтверждая факт того, что они прочитали распоряжение и дают согласие на получение средств.

Также с данными лицами обязательно заключается договор о материальной ответственности и только после этого они могут отправляться в кассу для получения наличности.

Какие документы нужны для оформления подотчётных расходов?

Законодательством РФ о ведении кассовых дел установлен перечень документов, необходимых к предоставлению при выдаче денег под отчёт:

, содержащая в себе причину выдачи средств, а также данные об инициаторе выдачи и получателе (записка не нужна, если инициатором является директор предприятия);
, который составляет и заверяет руководитель;

Если средства списываются со счёта организации на производственные расходы, связанные с трудовыми поручениями, то для получения наличности может дополнительно понадобиться один из следующих документов:

командировочное удостоверение;
книга регистрации командировочных сотрудников;
рабочее задание;
доверенность на оплату расходов от лица компании;
книга учётов имеющихся доверенностей.

Зачем и основные цели

Подотчётные выплаты производятся с целью оплаты расходов, необходимых для нормальной работы предприятия. Выдаются данные средства как сотрудникам фирмы, так и подрядчикам, предоставившим организации свои услуги.

Законодательством установлен перечень основных затрат, которые предприятие вправе компенсировать подотчётными деньгами.

Так, назначение платежа может быть следующим:

оплата служебных поездок (командировка);
наём жилья сотруднику за счёт фирмы;
на приобретение товарно-материальных ценностей;
представительские расходы;
оплата работ и услуг, выполненных для организации;
покупка канцелярских и бытовых принадлежностей для офисов фирмы и пр.

Запрещено вовлекать подотчётные средства в процесс основного денежного оборота организации: осуществлять крупные расчёты между предприятиями и частными предпринимателями. Максимальный лимит, который директор вправе выписать под отчёт для операций, связанных с приумножением основных средств, не превышает 100 тыс. рублей.

Установленные сроки

Обязательное условие подотчётных выплат - предъявление бухгалтерии полный отчёт о затратах. следует подавать по истечении срока использования средств, а именно спустя три дня после его окончания.

Выдача денег в подотчёт осуществляется на тот срок, который укажет руководство фирмы. Каждое предприятие самостоятельно определяет не только сумму, но и длительность использования денег под отчёт.

Дело в том, что законом не предусмотрены конкретные сроки возврата данных средств. Организации могут выдать их, к примеру, как на три дня, так и полгода. Для каждого сотрудника директор сам определяет время подачи отчётности.

Деньги под отчёт предприятие вправе выдавать как сотрудникам, состоящим в их штате, так и подрядным организациям. Однако с последними из них могут возникнуть проблемы, связанные с подачей авансового отчёта.

Дело в том, что нередко бывают случаи найма недобросовестных подрядчиков, которые зная, что не числятся в компании и с них никаких средств удержать не могут, попросту не выполняют обязательства по предъявлении отчёта по затратам, из-за чего в бухгалтерии фирмы возникают проблемы.

Что делать в этом случае? Выдавать средства при работе предприятия, не состоящего в штате, следует только после того, как подрядчик подпишет бумаги о материальной ответственности перед фирмой. Также руководство организации с целью перестраховки вправе внести в договор некоторые изменения, к примеру, указать, что при несвоевременной подаче отчёта, на сумму, выданную подрядчику, будет начислять пеня в размере 1% за каждый просроченный день.

Кроме того, выдавая средства под отчёт, необходимо придерживать следующих правил:

при перечислении денег на банковскую карту бухгалтеру нужно указывать назначение платежка, как подотчётный;
заявление на получение средств должно содержать информацию касательно формы выдачи: наличная либо безналичная;
проинструктировать работника касательно того, что полученные им средства нельзя передавать другим сотрудникам, иначе при проверке не избежать сложностей;
не выписывать деньги без предварительно составленного подотчётным лицом заявления, в противном случае предприятию будет грозить штраф в размере 50 тыс. руб.;
деньги, затраченные в иностранной валюте, при отчётности следует переводить в рубли.

В последнем случае сотруднику для более точного подсчёта расходов необходимо иметь документ, подтверждающий курс валют, по которому он производил обмен. Если такого документа нет, то бухгалтерия конвертирует валюту в рубли по текущему курсу ЦБ РФ.

Нюансы процедуры

Выдавать новые подотчётные деньги можно только после авансового отчёта работника за ранее полученные средства на расходы. Если у сотрудника имеются незакрытые долги по данному факту, то выписав ему деньги, компания нарушит кассовую дисциплину, что наказывается штрафом.

Что касательно подачи отчёта, то она осуществляется в письменном виде. Законодательством предусмотрена специальная форма бланка, подлежащего к заполнению, а также перечень обязательных документов, необходимых к предъявлению, чтобы доказать факт произведённых затрат.

Авансовый отчёт сдаётся сотрудником в течение трёх дней со дня окончания командировки либо срока, указанного в заявлении на выдачу.

Что стоит помнить

Требовать от сотрудника отчёт по затратам за полученные средства нужно, только если деньги на расходы он получил заранее. Если же он тратил личные деньги, которые компания потом возместила, выдав подотчётные, то авансовый отчёт он подавать не должен. В этом случае достаточно перед выдачей денег взять у работника заявление на компенсацию расходов в интересах предприятия и документы, подтверждающие их: квитанции, чеки, накладные и пр.

Если сотрудник не предъявит соответствующие документы, то при проверке подотчётные средства будут восприниматься налоговиками, как доходные и на них начислят НДФЛ.

Что касательно возврата оставшихся средств, то вернуть работник их вправе любым удобным для него способом:

наличными в кассу;
на расчётный счёт компании.

Однако в этом случае может возникнуть проблема с самим банком. Так, некоторые финансовые учреждения отказываются принимать наличные, если предприятие выдавало их в электронном виде.

Чтобы избежать данной проблемы, перечисляя средства через банк, не нужно упоминать, что это подотчётный возврат. Лучше всего указать деньги, как прочие поступления, или аннулировав приходный ордер, вернуть остаток средств работнику и провести возврат, как удержание задолженности из заработной платы.

Спорные моменты и проверка

Часто при получении и выдаче подотчётных средств возникают проблемные моменты, решать которые необходимо сразу и на месте. Часто неопытные бухгалтеры откладывают их решение на потом и выписывают сотруднику нужную сумму, что потом заканчивается штрафами либо увольнением.

В таблице ниже приведены примеры спорных моментов, возникающих довольно часто:

Ситуация	Решение
Сотруднику срочно потребовались подотчётные, а руководителя нет на работе.	Оформить приказ может заместитель директора или бухгалтер, но только при наличии доверенности на проведение данной процедуры.
Руководитель в устной форме попросил выделить ему деньги под дальнейший отчёт.	Выдача подотчётных осуществляется исключительно при наличии письменного заявления и директор не исключение.
Сотруднику необходима сумма больше установленного лимита в 100 тыс.	Оформить сделку возможно только в наличной форме. Если деньги необходимо перевести на карту банка, то превышение лимита будет считаться нарушением кассового ведения.
Деньги выписываются подрядчику из кассы для покупки стройматериалов по .	В 2019 году все лица, трудоустроенные по правовому гражданскому договору, юридически являются сотрудниками предприятия. Поэтому выдача подотчётных в этом случае не является нарушением кассовой дисциплины.
В бухгалтерии настаивают на подписании договора о материальной ответственности.	Если сотрудник состоит в штате организации, то подписание такового договора не является обязательным. В случае невозврата средств долг можно будет удержать из его заработной платы.

Наличные из кассы

Чтобы предприятие могло осуществлять выдачу наличных средств под отчёт оно должно иметь кассу. По этой причине подотчётные деньги можно получить исключительно через кассу торговой организации, которая для таких целей ведёт специальную .

Любые суммы, выдаваемые из кассы, будь то зарплата либо средства на расходы предприятия, выделяются сотрудникам на основании расходного ордера, в котором фиксируется следующая информация:

данные сотрудника, получившего деньги;
сумма;
целевое назначение;
номер приказа;
срок использования;
дата выдачи.

Размер подотчётных определяет директор фирмы, и он же снимает нужную сумму с расчётного счёта предприятия. Если денег нужно не много, то их можно взять из остатка наличности, находящейся в кассе на момент обращения сотрудника.

Схема для директора

Выдача подотчётных средств для руководителя фирмы производится в таком же порядке, как и в случае с остальными сотрудниками. Никаких особенностей и привилегий в получении расходных денег под отчёт для директоров законом не предусматривается, ведь они такие же работники компании, как и все.

Процедура оформления, как и в общих случаях, начинается с составления приказа и написания заявления. Отличие только в том, что в заявлении не нужно писать «Директору ООО…», достаточно указать наименование компании и заверить документ подписью и печатью.

Если при налоговой проверке выяснится факт выдачи директору подотчётных средств, но не обнаружится заявления, то фирме грозит штраф в размере 50 тыс. за нарушение законодательства касательно ведения кассовых операций.

Алгоритм

Для начисления подотчётных средств в законодательстве установлен определённый порядок, состоящий из нескольких этапов:

проверка относительно долгов за ранее выданные суммы;
составление заявления;
оформление расходного ордера;
проводка ордера в кассе;
проверка кассовой книги.

Пишется заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия и лично сотрудником, на которого будут выделяться деньги. В нём обязательно указывается сумма наличности и срок использования.

Расходный ордер оформляется главным бухгалтером, кассиром либо управляющим компании. Подписывает его так же бухгалтер или директор, в зависимости от того, кто из них есть на рабочем месте.

Перед выдачей средств кассир обязан проверить полученный расходник, а также удостовериться в личности подотчётного лица, затребовав паспорт или иной документ.

После в кассовую книгу производится запись о полученном ордере и выданных средствах под отчёт. Ответственным за данный процесс является бухгалтер либо главный бухгалтер, если они отсутствуют на рабочем месте, то запись вносит директор.

Отражение в бухучёте

Все денежные расходы фирмы отражаются в бухгалтерском отчёте. Кроме того, каждая финансовая операция имеет свою кодировку, установленную Налоговым Кодексом РФ.

Так, если подотчётные были выданы для канцелярских либо бытовых расходов, либо на оплату ремонтных работ для предприятия, то в налоговом бухгалтерском отчёте данная операция проводится по 44-фз - Федеральный закон, относящийся к сфере продаж, услуг и работ по обеспечению муниципальных и государственных нужд.

Бухгалтерская проводка по выдаче денег под отчёт производится в день списания средств с общего счёта компании. Если в налоговом отчёте не указать данные средства, как подотчётные, то ФНС примет это за нарушение. Кроме того, за получение этих денег с подотчётного лица будет изъят налоговый сбор.

Все бухгалтерские отчёты предприятия ведутся в программе 1С, подотчётные средства не являются исключением. В случае невозврата остатка денег или отчёта по тратам в установленные сроки, недостающую сумму отражают как по кредиту — расчёт с подотчётными лицами, так и по дебету — недостачи и потери.

Юридическое лицо имеет право перечислять денежные средства подотчетному лицу. Главное в этой процедуре правильно оформить платежку. В противном случае вас ожидают длительные разбирательства с налоговыми органами. Но как правильно оформить назначение платежа подотчетному лицу?

Важность правильного оформления назначения платежа

Законодательство напрямую не разрешает проводить платежи подотчетным лицам. Но существует письмо Министерства финансов №03-11-11/42288, в котором предоставляется решения на выполнение подобных платежей.

Осуществлять перевод денежных средств можно на карточный банковский счет подотчетного лица. При этом вид карты не имеет значения. Деньги одинаково просто будут перечислены как на личную, так и корпоративную карту.

Создавая платеж на перевод, стоит особое внимание обратить на поле «Назначение платежа». Бывали случали, когда отправитель указывал правильные реквизиты, но при этом допускал ошибки в назначении платежа. В результате предприятиям приходилось тратить дополнительные средства для решения проблемы. А иногда такой платеж просто аннулировали.

Как правильно оформить назначение платежа в подотчет

Чтобы назначение платежа на хозяйственные нужды было оформлено правильно, следует соблюдать стандартный порядок:

Запишите правильные реквизиты счета, на который должны быть перечислены денежные средства;
Пропишите в платеже его назначение, то есть на, что должны быть потрачены деньги. Например, укажите, что финансы переводятся на покупку товаров для организации или на покрытие командировочных расходов.

Кроме того, в поле, где указывается назначение платежа в подотчет на карту, следует вписать ФИО получателя, а также номер и дату создания приказа, на основании которого переводятся денежные средства. Такая формулировка позволит избежать проблем с контролирующими органами.

Какие могут быть последствия при неправильном оформлении

Если в процессе оформления назначения платежного поручения были допущены ошибки, события могут развиваться по 2 сценариям:

Банк попросту откажется принять такую платежку, поскольку в некоторых банковских учреждениях утверждены конкретные примеры форм назначения платежей. В таком случае следует уточнить в сотрудников банка, как правильно указать назначение платежа подотчет.
Налоговая инспекция может воспринять денежные средства, перечисленные по назначению платежа подотчетному лицу, как заработную плату. В связи с этим налоговые сотрудники могут потребовать удержать из перечисленной суммы НДФЛ. В свою очередь фонды могут затребовать уплатить взносы на социальное страхование.

Но если сотрудник не использовал подотчетные средства, он обязан их вернуть.

Возврат подотчетных денежных средств

В законодательстве не указывается конкретный отрезок времени, на протяжении которого сотруднику нужно выполнить возврат не использованных подотчетных денежных средств. Но такой срок устанавливается в специальных отчетных документах. Как правило, многие работодатели предоставляют 3-дневный срок.

Осуществить обратное перечисление денежных средств можно:

с помощью безналичного перевода;
в кассе организации.

Факт возврата подотчетных денег необходимо указать:

в платежном поручении;
специальной пояснительной записке.

В случае, когда работнику не удалось в обозначенный срок осуществить возврат, налоговая служба будет обязана отчислить из этой суммы подоходный налог.

Итак, занимаясь оформлением назначения платежки для подотчетного лица, необходимо указать, что настоящие денежные средства являются подотчетными. Так вы сможете легко доказать, что отправленные финансы не имеют ничего общего с доходом работника.

СУТЬ ОБСУЖДЕНИЯ Безналичная выдача денег под отчет путем перечисления их на счет личной банковской карты работника (карты, выпущенной на его имя), безусловно, имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционным способом выдачи - через кассу. И расходов меньше (ведь комиссия за перечисление денег, как правило, ниже, чем за снятие наличности), и трудозатрат немного (так как нет необходимости оформлять кассовые документы). Кроме того, безналичный способ позволяет выдать деньги даже сотруднику, находящемуся в другом городе. Но законен ли "пластиковый подотчет"? Какими могут быть его налоговые риски? Именно эти вопросы волнуют бухгалтеров, которые хотят воспользоваться всеми преимуществами безналичной выдачи денег под отчет.

АНАЛИЗ СИТУАЦИИ

Некоторые банки не пропускают платежки на перечисление денег с расчетного счета организации на счет банковской карты работника из-за того, что в назначении платежа фигурируют слова о подотчетных суммах на хозяйственные, командировочные или представительские расходы. Поступая таким образом, банки, как правило, ссылаются на разъяснения ЦБ РФ о том, что нормативными актами Банка России выдача денег под отчет путем безналичного перечисления на счета сотрудников не предусмотрена, то есть подотчетные средства работникам нужно выдавать только наличными.

Кстати, есть банки, которые практикуют частичный запрет: деньги на оплату расходов, связанных с командировками, на банковскую карту сотрудника переводить позволяют, а вот подотчетные суммы, предназначенные для других целей, не переводят. Исключение в отношении денег на командировочные расходы банки делают на основании другого Письма ЦБ РФ, в котором как раз рассматривался вопрос о возможности их перечисления на счета работников. По логике этого Письма получается, что если организация коллективным договором или своим локальным нормативным актом (например, приказом, положением о командировках) предусмотрела возможность перевода денег на командировочные расходы на банковские карты сотрудников, то у банка нет оснований не пропускать такую платежку.

ДЕЙСТВИЯ

Если же ваш банк без вопросов списывает подотчетные суммы с вашего расчетного счета на счет банковской карты работника, вам нужно сделать запись по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 51 "Расчетные счета". В дальнейшем сотрудник должен будет составить обычный авансовый отчет по форме N АО-1 и приложить к нему все подтверждающие документы. При этом не важно, как расплачивался сотрудник: картой или наличными. Сумму перерасхода по авансовому отчету вы также можете перечислить на счет работника. А сумма излишка может быть:

возвращена сотрудником в кассу компании (остаток подотчетных средств при этом нужно будет отразить по дебету счета 50 "Касса" в корреспонденции с кредитом счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами");
переведена работником на расчетный счет фирмы (проводка в данном случае будет такой: дебет счета 51 "Расчетные счета" - кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами");
удержана по решению руководителя организации из зарплаты сотрудника при наличии его письменного согласия (при этом возврат остатка нужно будет отразить следующей проводкой: дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами").

Заметим: несмотря на то что безналичная выдача подотчетных средств не предусмотрена ни одним нормативным актом ЦБ РФ, санкций за нарушение работы с наличностью и порядка ведения кассовых операций вам опасаться не стоит. Ведь организация может быть привлечена к ответственности на этом основании, только если:

рассчитывается наличными сверх установленного размера;
не приходует выручку в полном объеме;
не соблюдает порядок хранения свободных денег в кассе;
накапливает в кассе наличные сверх установленного лимита.

Административный же штраф за безналичную выдачу подотчетных средств в КоАП РФ не предусмотрен.

Если ваш банк проводит такие платежи - главное позаботиться о том, чтобы подотчетные суммы, перечисленные на счет банковской карты работника, не были рассмотрены налоговиками как заработная плата со всеми вытекающими последствиями в виде начисления НДФЛ, ЕСН и взносов в ПФР. Для этого нужно:

предусмотреть в локальном нормативном акте возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета на счет банковской карты сотрудника;
указывать в платежном поручении, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами;
иметь правильно оформленный авансовый отчет работника с приложением подтверждающих документов.

При соблюдении этих трех условий вы сможете доказать, что на самом деле выдали сотруднику именно деньги под отчет, а вовсе не зарплату.

В выдаче подотчетных средств изменились некоторые правила. В статье подробно разберемся как выдать сотруднику деньги в подотчет в 2019 году.

Понятие подотчета

Аванс, выдаваемый работнику для осуществления необходимых организации служебных поручений, о расходе которого нужно отчитаться признается подотчетом.

На что тратить деньги в подотчет

Не всегда расходы организации оплачиваются средствами со своего расчетного счета. В некоторых случаях может потребоваться выдать денежные средства работнику в подотчет. К таким случаям относят:

Хознужды организации (например, покупка товаров, работ либо услуг);
Командировка (когда сотруднику выдаются суточные, а также деньги на проезд и проживание);
Представительские расходы.

Основанием для выдачи из кассы подотчет денежных средств является один из следующих документов:

заявление работника, на котором стоит виза директора, содержащая размер выдачи, а также срок, на который разрешено выдать;
приказ руководителя о выдаче средств подотчет.

Для того, чтобы в документах, которые выдаются подотчетнику при покупке товаров в качестве покупателя была указана организация, помимо подотчетных средств сотруднику нужно выдать доверенность.

Кому можно выдавать подотчетные деньги

Как правильно выдать деньги в подотчет

До недавнего времени для получения подотчетных денег сотруднику нужно было написать заявление. Но с 19 августа 2017 года делать это необязательно. Получать теперь подотчетные деньги могут даже те работники, которые по предыдущему авансу еще не отчитались. Такие изменения содержатся в Указаниях Центробанка №4416-У.

Приказ о выдаче денег в подотчет

Так как заявления работникам выдаче подотчетных сумм писать не требуется, их нужно заменять приказом (распоряжением) руководителя компании.

Порядок оформления приказа не указывается в Указаниях Центробанка, но говорится о том, что в приказе должно содержаться:

ФИО сотрудника, которому выдаются подотчетные средства;
Сумма денежных средств, которая должна быть выдана сотруднику;
Срок выдачи денежных средств подотчетнику.

Важно! Если в приказе руководителя на выдачу подотчетных средств стоит неточная формулировка, ИФНС вправе расценить это как нарушения правил для хранения наличных средств. За это компании грозит административное наказание в виде штрафа до 50 000 рублей.

Рассмотрим варианты формулировок в приказе о выдаче подотчетных сумм.

Например, такая формулировка «приказываю в будущем выдавать Петровой О.П. денежные средства до 30 000 рублей без заявлений» или такая «приказываю выдавать Петровой О.П. денежные средства без заявлений, пока сумма аванса не достигнет 30 000 рублей» не содержит точной формулировки, а значит может расцениваться как нарушение.

Приведем пример формулировки, которая позволит выдавать сотруднику подотчетные средства не опасаясь проверяющих органов: «выдать О.П. Петровой под отчет 30 000 рублей на 5 рабочих дней для приобретения канцтоваров».

Приказ также может содержать распоряжение о выдаче подотчетных средств сразу нескольким сотрудникам, например, при направлении нескольких сотрудников в командировку.

Прикладываем образец приказа о выдаче подотчетных средств нескольким сотрудникам при отправлении их в командировку.

Заявление о выдаче денег в подотчет

Несмотря на то, что заявления по правилам выдачи подотчетных средств писать не требуется, некоторым организациям удобнее работать именно с заявлениями. В этом случае прежний бланк заявления можно несколько упростить. Например, убрать такую оговорку, что работник уже сдал авансовый отчет по подотчетным средствам, выданным ему ранее. Это требование утратило силу, теперь выдать деньги подотчетнику можно даже в том случае, если по полученному предыдущему авансу он еще не рассчитался.

Однако, если компания хочет сохранить такое требование, то можно просто заменить формулировку. Например, можно указать, что новый аванс выдается только если сотрудник отчитался по старому. Прописать такое правило нужно в Положении предприятия о подотчетных работниках.

Приведем пример заявления сотрудника о выдаче подотчетных денежных средств.

Если в положении о подотчетных работниках не содержится формулировка о том, что денежные средства подотчет выдаются только по заявлению сотрудника, либо после полного отчета по средствам, полученным по прошлому авансу, то их необходимо внести. Если кроме этого руководитель хочет ограничить и размер подотчетных средств, то в Положении нужно предусмотреть формулировку, согласно которой размер разовой выплаты, либо общая сумма долга работника не может превышать определенный лимит.

Деньги в подотчет на карту работнику

Когда организация перечисляет сотруднику деньки в подотчет по безналичному расчету, то написание заявления или оформление приказа не потребуется. Изложенный выше порядок относится только к расчетам наличными. Но для компании будет все же не лишним оформить один из этих документов. Так она обезопасит себя от ненужных разбирательств проверяющих органов. Кроме того, в локальном акте компании лучше включить условие, согласно которому организация вправе переводить сотруднику подотчетные деньги на карту. А в платежном поручении, по которому будет осуществляться перевод средств на карту работника нужно указать, что деньги выдаются под отчет.

Важно! Подотчетные средства можно перечислять на зарплатную карту работника, либо на его личную карту. Для этого сотруднику нужно написать заявление с соответствующей просьбой и указанием реквизитов для перечисления.

Выдача подотчетных средств

Деньги в подотчет директору

Если денежные средства выдают директору в подотчет, то также необходимо оформить приказ. В приказе также указывается цель выдачи средств, размер выдачи и срок, за который необходимо купить необходимы компании товары. Заявление при этом писать не стоит, так визировать будет сам подотчетник. Приказ оформляет руководитель на себя. К приказу оформляется расходник, в котором подпись директор поставит и за себя и за подотчетное лицо.

Как отчитаться за деньги в подотчет?

Руководителем организации устанавливается срок, после которого сотрудник должен отчитаться за полученные средства. К примеру, бухгалтеру выдали аванс на покупку канцтоваров, сроком на 5 дней. По истечении этого срока бухгалтер в течение 3-х дней должен предоставить отчет. Если отчет составляется по командировочным расходам, то отчитаться сотрудник должен в срок до 3-х дней с момента возвращения из поездки.

Сегодня нередко возникают ситуации, когда по различным причинам организации необходимо осуществлять выдачу средств своему сотруднику на реализацию всевозможных доходов, связанных с обязанностями.

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Но следует помнить, что данная процедура имеет достаточно большое количество самых разных нюансов.

В первую очередь необходимо помнить, что процедура рассматриваемого типа может быть реализована только с определенными сотрудниками. На них должен быть составлен специальный приказ.

Сама процедура выдачи денег может производиться как наличными средствами, так и безналичным расчетом – на карту. Данный момент также следует отражать в бухгалтерском учете.

Основные сведения

Сегодня практически на каждом предприятии имеется специальный документ, в котором обозначается перечень подотчетных сотрудников.

Он дает право работодателю осуществлять выдачу средств своему страднику через кассу или же безналичным образом, на карту.

При этом следует помнить, что процедура данного типа должна быть соответствующим образом отражена в бухгалтерском учете. Причем сделать это требуется своевременно.

Следует помнить о достаточно обширной законодательной базе, затрагивающей данный вопрос, и все положения НПД нужно соблюдать.

Законные основания

При реализации перечисления подотчетных средств на кассу собственного сотрудника руководителю предприятия, а также главному бухгалтеру необходимо ориентироваться на следующие документы:

	Положение Банка России об эмиссии банковских карт и о различного рода операциях с их использованием
	Согласно данному документу, все операции не являются предметам урегулирования банковских операций
	Согласно данной статье порядок возмещения всех расходов, которые связаны с командировками и иными должностными обязанностями, определяется
Письмо Минфина №14-03-03/728 от 05.10.12 г.	В данном документе имеется рекомендация свершать все операции по выдаче подотчетных средств своим сотрудникам прямо на руки
	Данным постановлением выражается возможность и в некоторых случаях необходимость вывода средств именно на карточный счет сотрудника

Также на законодательном уровне установлено, что для осуществления отчетности по всем операциям необходимо будет в обязательном порядке оформить достаточно обширный перечень документов.

Причем часть из них должен сформировать именно работник при отбытии в командировку и прибытии из неё. Все документы должны быть непременно составлены соответствующим образом.

Они должны храниться в течение определенного времени и при необходимости предоставляться ФНС .

Особенности выдачи денежных средств переводом

Следует помнить, что выдача денежных средств переводом имеет очень большое количество самых разных особенностей.

При этом все их следует соблюдать. В противном случае велика вероятность возникновения различного рода вопросов со стороны налоговой службы.

Именно поэтому необходимо заранее разобраться со следующими основополагающими вопросами, затрагивающими данный момент:

порядок необходимых действий;
назначение платежа в подотчет на карту;
возврат неиспользованных подотчетных сумм.

Особое внимание следует уделить именно порядку необходимых действий. Существует определенный регламент, он закреплен в действующем на территории РФ законодательстве.

Порядок необходимых действий

Необходимо помнить, что для сведения к нулю налоговых рисков предприятия при выдаче подотчетных сумм сотруднику для свершения каких-либо трат, требуется сформировать следующие документы:

Данные документы должны быть по прибытии сданы в бухгалтерию и отдел кадров.

Также необходимо помнить, что согласно в течение 3 рабочих дней работник должен представить своему работодателю перечень следующих документов:

После того, как все обозначенные выше операции будут полностью реализованы, бухгалтер может выполнить все соответствующие проводки.

Необходимо помнить, что указание неправильных счетов может привести опять же к наложению штрафов и иным проблемам.

Отражение в бухгалтерском учете следует делать отдельно для каждой операции — выдачи средств и сдачи их обратно в бюджет предприятия сотрудником.

При отсутствии опыта в данном вопросе бухгалтеру стоит предварительно проконсультироваться.

Назначение платежа в подотчет на карту

Чтобы избежать различного рода претензий со стороны ФНС, предприятию необходимо в обязательном порядке ввести соответствующие изменения в свою .

Следует в специальном внутреннем нормативном акте описать порядок проведения расчетов с подотчетными лицами с учетом перечисления средств на карточки работников.

Следует помнить о важных нюансах при реализации операции рассматриваемого типа:

в платежном поручении, на основании которого будет осуществлено перечисление требуемой суммы на карточный счет сотрудника, необходимо будет указать «Перечисление подотчетных денежных средств»;
необходимо помнить, что работник в обязательном порядке должен писать на каждую операцию по перечислению подотчетных средств на его карту или же с неё.

Работник предприятия может в дальнейшем оплачивать все покупки картой и даже снимать средства для осуществления наличного расчета.

Но в таком случае, помимо подтверждающих документов, которые прикладываются к авансовому отчету в обычном случае, необходимо представить:

чеки;
билеты;
товарные чеки и иное.

Также лучше всего предоставить по месту работы оригиналы слипов, всевозможных терминалов, а также банкоматов.

При возможности стоит снять со всех этих документов копии, так как они почти всегда со временем выцветают. Ранее перечисление подотчетных средств на карту было делом достаточно рискованным.

ФНС часто расценивало эти суммы как зарплату и требовало оплаты НДФЛ, фонды начисляли взносы. изменило ситуацию.

Следует лишь помнить, что, во избежание различного рода санкций со стороны всевозможных контролирующих органов, требуется организовать правильный документооборот.

Также стоит максимально подробно разобраться с процедурой возврата неиспользованных сумм.

Возврат неиспользованных подотчетных сумм

Непосредственно в законодательстве срок, в течение которого работник обязан вернуть не растраченные средства, не обозначается.

Но он должен обязательно указываться в специальной отчетной документации. Большинство работодателей обозначает срок 3 дня.

Если по какой-то причине деньги вовремя вернуть работник не смог, то налоговики будут обязаны доначислять как за заработную плату.

Возврат средств можно осуществить двумя способами:

в кассу предприятия;
безналичным переводом.